La Posta Certificata PEC

Cosa é
PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata: è un sistema di “trasporto” di documenti informatici che presenta delle forti similitudini con il servizio di posta elettronica “tradizionale”, cui però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario.

Perché “certificata”
Il termine “certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati.
Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute”:

– che il messaggio è stato spedito
– che il messaggio è stato consegnato
– che il messaggio non è stato alterato

In ogni avviso inviato dai gestori è apposta anche una marca temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte.
I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.
Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
A chi si rivolge
L’offerta della Posta Elettronica Certificata di 9Net si rivolge a tutti coloro che hanno l’esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio pc senza code o lunghe attese. Inoltre, paragonando la Posta Elettronica Certificata ai tradizionali strumenti di comunicazione quali fax o Raccomandate è evidente il risparmio che si puo’ ottenere dato che il costo della PEC è fisso e non dipende dalla quantità o dimensione dei messaggi spediti o ricevuti.

Alcuni esempi di utilizzo :

Posta certificata per privati Privati che vogliono evitare spese e code per l’invio delle proprie raccomandate.
Servizi di posta certificata per aziende Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori.
Posta elettronica certificata per enti pubblici Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini.
Posta certificata per privati Inoltro di circolari e direttive
Pec integrata nei software gestionali Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow
Pec integrata nei sistemi di invio e ricezione ordini Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
pec per convocazioni di consigli, assemblee o giunte Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
Posta eletronica certificata per gare di appalto Gestione di gare di appalto
Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione (accertamento tributario, etc.)

Vantaggi
Semplicità: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (Es. Outlook Express) che via web tramite webmail.

Sicurezza: Il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perchè crittografate e firmate digitalmente. Per questo avrete sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti.

Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell’invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.

No Virus e Spam : l’identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il servizio PEC pressochè immune dalla fastidiosa posta spazzatura.

Risparmio: Confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali fax e raccomandate è evidente il risparmio che si puo’ ottenere non solo in termini economici, ma anche di tempo.

Costo fisso: il prezzo annuale di una casella PEC non prevede costi aggiuntivi in base all’utilizzo.

Come funziona
I messaggi di posta certificata vengono spediti tra 2 caselle, e quindi Domini, certificate.
Quando il mittente possessore di una casella di PEC invia un messaggio ad un altro utente certificato, il messaggio viene raccolto dal gestore del dominio certificato (punto di accesso) che lo racchiude in una busta di trasporto e vi applica una firma elettronica in modo da garantire inalterabilità e provenienza. Fatto questo indirizza il messaggio al gestore di PEC destinatario che verifica la firma e lo consegna al destinatario (punto di consegna). Una volta consegnato il messaggio il gestore PEC destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna all’utente mittente che può essere quindi certo che il suo messaggio è giunto a destinazione. Durante la trasmissione di un messaggio attraverso 2 caselle di PEC vengono emesse altre ricevute che hanno lo scopo di garantire e verificare il corretto funzionamento del sistema e di mantenere sempre la transazione in uno stato consistente.

In particolare:

Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, genera una ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente; in questo modo chi invia una mail certificata sa che il proprio messaggio ha iniziato il suo percorso.

Il punto di ricezione, dopo aver raccolto il messaggio di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che viene inviata al gestore mittente; in questo modo il gestore mittente viene a conoscenza che il messaggio è stato preso in custodia da un altro gestore La Posta Certificata sfruttando crittografia e protocolli di sicurezza riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce integralmente il tradizionale servizio di posta (elettronica e cartacea), mettendosi inoltre al riparo da spam, abusi e disguidi.

Questo è possibile in quanto la posta certificata ha le seguenti caratteristiche:
– garantisce che il messaggio proviene da un gestore di posta certificato e da uno specifico indirizzo e-mail certificato;
– garantisce che il messaggio non può essere alterato durante la trasmissione;
– garantisce la privacy totale della comunicazione, avvenendo lo scambio dati in ambiente sicuro;
– garantisce al mittente la certezza dell’avvenuto recapito dell’e-mail alla casella di posta certificata destinataria, con la spedizione di una ricevuta di consegna, in modo analogo alla tradizionale raccomandata A/R (e con lo stesso valore legale);
– garantisce il destinatario da eventuali contestazioni in merito ad eventuali messaggi non ricevuti e dei quali il mittente sostiene l’avvenuto l’invio;
– garantisce in modo inequivocabile l’attestazione della data di consegna e di ricezione del messaggio e conserva la traccia della comunicazione avvenuta fra mittente e destinatario.

Fra le caratteristiche salienti va notato che nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte venga conservata in base al Decreto per 30 mesi in un apposito registro informatico custodito dai gestori stessi: tale registro ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.

L’elenco ufficiale dei gestori di posta elettronica certificata presso il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), al quale sono assegnati compiti di vigilanza e controllo.